Usuwanie danych

1. Odłączenie strony w ePosty

Administrator organizacji odłącza stronę w aplikacji ePosty:

1. Zaloguj się do ePosty jako administrator organizacji.
2. Wejdź w sekcję Organizacja, a potem w Połączenia.
3. Przy stronie kliknij „Odłącz” i potwierdź.

Administrator organizacji może odłączyć stronę przez cały czas korzystania z ePosty, także wtedy, gdy funkcja publikacji na Facebooku nie jest już objęta abonamentem organizacji. W organizacji z włączonym ustawieniem „Koordynatorzy mogą łączyć i odłączać strony swoich jednostek” stronę swojej jednostki może odłączyć także koordynator tej jednostki (menu konta, Połączenia, „Odłącz”), ale tylko w trakcie umowy abonamentowej i gdy funkcja publikacji jest objęta abonamentem.

Co dzieje się od razu:

• token dostępu do strony zostaje usunięty z naszej bazy,
• ePosty przestaje publikować, poprawiać i wycofywać wpisy na tej stronie oraz przestaje pobierać dane o jej wpisach,
• odłączenie zapisuje się w dzienniku zdarzeń organizacji.

W systemie zostaje informacja o stronie (identyfikator, nazwa, kto ją połączył) oraz wpisy i rejestr publikacji, bo są częścią dokumentacji organizacji. Dzięki temu po ponownym połączeniu strona wraca ze swoją historią. O ich usunięciu decyduje organizacja (punkt 3).

2. Usunięcie aplikacji ePosty w ustawieniach Facebooka

Dostęp aplikacji do strony można też odebrać po stronie Facebooka, kontem, którym stronę połączono:

1. Na Facebooku otwórz Ustawienia i prywatność, a potem Ustawienia.
2. Wybierz Integracje biznesowe (Business integrations).
3. Znajdź ePosty, kliknij Usuń i potwierdź.

Nazwy pozycji w menu Facebooka mogą się różnić w zależności od wersji. Po usunięciu aplikacji Facebook unieważnia token, a ePosty przestaje działać na tej stronie. System zauważy to najpóźniej przy codziennym sprawdzeniu połączenia, oznaczy stronę jako „Wygasło” i powiadomi administratorów organizacji (w organizacji z włączonym ustawieniem dla koordynatorów i gdy funkcja publikacji jest objęta abonamentem, także koordynatora jednostki, do której strona jest przypisana). Unieważniony token zostaje w naszej bazie zaszyfrowany i nie daje już żadnego dostępu. Żeby usunąć go także z bazy, administrator organizacji powinien dodatkowo odłączyć stronę w ePosty (punkt 1).

Do czasu usunięcia aplikacji po stronie Facebooka Facebook może nadal wysyłać nam powiadomienia o zmianach wpisów odłączonej strony. Nie dopisujemy ich do danych organizacji, a usuwamy automatycznie po 7 dniach.

3. Żądanie usunięcia danych

Napisz na kontakt@eposty.pl z tematem „Usunięcie danych”. Podaj nazwę organizacji albo strony na Facebooku, której sprawa dotyczy. Nie wysyłaj nam kopii dokumentów tożsamości.

• Dane organizacji w aplikacji ePosty

  Wpisy, rejestr publikacji, dane strony i konta pracowników przetwarzamy w imieniu organizacji, która jest ich administratorem. Twoje żądanie przekażemy tej organizacji w ciągu 3 dni roboczych, a dane usuniemy na jej polecenie. Administrator organizacji może też sam usuwać wpisy i konta użytkowników w aplikacji. Na żądanie osoby, której dane dotyczą, organizacja odpowiada w terminie z RODO, czyli w ciągu miesiąca.

• Imię i nazwisko osoby, która połączyła stronę

  Jeśli to Ciebie dotyczy, napisz do nas bezpośrednio. Sprawę rozpatrzymy razem z organizacją, której dotyczy połączenie, i odpowiemy w ciągu miesiąca.

• Dane ze strony eposty.pl (formularz, audyt)

  Tu jesteśmy administratorem: usuniemy dane i odpowiemy w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Szczegóły w polityce prywatności.

4. Co zostaje i dlaczego

• Dziennik zdarzeń organizacji (kto, co i kiedy zrobił w systemie, w tym połączenie i odłączenie strony oraz publikacje): przechowywany nie krócej niż 2 lata, bo wymagają tego przepisy o Krajowych Ramach Interoperacyjności, którym podlega organizacja. Pojedynczych wpisów dziennika nie zmieni ani nie usunie nikt z poziomu aplikacji, także administrator organizacji. Dziennik usuwamy w całości po zakończeniu umowy z organizacją.
• Wpisy i rejestr publikacji, w tym miniatury zdjęć z Facebooka: przez okres wskazany w umowie z organizacją, standardowo 5 lat od 1 stycznia roku następującego po publikacji albo usunięciu wpisu, chyba że organizacja poleci usunąć je wcześniej.
• Kopie zapasowe: dane usunięte z systemu mogą jeszcze przez najwyżej 30 dni pozostawać w zaszyfrowanej kopii zapasowej systemu, która potem jest usuwana automatycznie.
• Po zakończeniu umowy z organizacją: dane organizacji zachowujemy przez 30 dni (na eksport), a następnie usuwamy z systemu w ciągu kolejnych 30 dni; zaszyfrowane kopie zapasowe systemu wygasają najpóźniej 90 dni od zakończenia umowy. Dłużej mogą zostać dane u dostawców poczty: kopie zapasowe dostawcy wysyłki poczty (Vercom S.A.) zawierają adresata, temat i dane techniczne wysłanych wiadomości i są usuwane automatycznie po 2 latach od ich utworzenia; adresy, na które dostawca nie mógł doręczyć poczty, zostają na jego liście odrzuconych adresów, z której przy usunięciu danych organizacji usuwamy adresy jej użytkowników istniejących w tym dniu; kopie zapasowe skrzynek poczty ePosty u SEOHOST są usuwane najpóźniej 6 miesięcy po zakończeniu naszej umowy z tym dostawcą.

Więcej o tym, jakie dane z Facebooka przetwarza aplikacja: polityka prywatności, część B.

Data deletion instructions (English)

ePosty is used by Polish public institutions. We process Facebook Page data on behalf of the institution that connected its Page, under a data processing agreement.

1. Disconnect the Page in ePosty. The institution's administrator signs in to ePosty, opens Organizacja (Organisation), then Połączenia (Connections), clicks „Odłącz” (Disconnect) next to the Page and confirms. The administrator can do this even if the Facebook feature is no longer part of the institution's plan. If the administrator has turned on the setting that lets unit coordinators connect and disconnect their unit's Pages, a unit coordinator can also disconnect a Page of their own unit (account menu, Połączenia, „Odłącz”), but only under a paid subscription and while the Facebook feature is part of the plan. The Page access token is deleted from our database immediately, ePosty stops publishing to and reading from the Page, and the action is recorded in the institution's audit log.
2. Remove the ePosty app on Facebook. On Facebook, go to Settings & privacy, then Settings, then Business integrations, find ePosty and click Remove (menu names may vary). Facebook then invalidates the token. ePosty detects this at the latest during its daily connection check and alerts the institution's administrators (and, where that setting is on and the Facebook feature is part of the plan, the coordinator of the unit the Page belongs to). The invalidated token remains encrypted and unusable in our database until the Page is disconnected in ePosty (step 1), which deletes it.
3. Request deletion. Email kontakt@eposty.pl with the subject "Data deletion" and the name of the institution or Facebook Page. For data we process on behalf of an institution, we forward your request to that institution within 3 business days and delete data on its instruction; the institution answers within one month, as required by the GDPR. For data collected on the eposty.pl website, and for the name of the person who connected a Page, we reply within one month.

What is retained and why: the institution's audit log is kept for at least 2 years, as required by Polish public-sector IT regulations (National Interoperability Framework), and no one can alter or delete individual entries through the application, including the institution's administrator. Posts and the publication record, including thumbnails of images from Facebook, are kept as agreed with the institution (by default 5 years). Facebook webhook notifications are deleted automatically 7 days after processing. Deleted data may remain in encrypted system backups for up to 30 days. After the contract with the institution ends, its data, including the audit log, is deleted from the system within 60 days, and encrypted system backups expire no later than 90 days after the contract ends. Our email delivery provider (Vercom S.A.) keeps the recipient, subject and technical data of sent messages in its backups for 2 years; addresses that permanently rejected delivery stay on its suppression list, from which we remove the addresses of the institution's users existing on the deletion date; backups of ePosty mailboxes at SEOHOST are deleted no later than 6 months after our contract with that provider ends.