Polityka prywatności

Część A. Strona eposty.pl

Administrator danych

Administratorem danych osobowych zebranych na stronie eposty.pl jest Artur Krużołek, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą soloCEO Artur Krużołek, adres: ul. Meander 22/127, 02-791 Warszawa, NIP 5482480796, REGON 380067685, świadczący usługi pod marką ePosty. W sprawach ochrony danych można się z nami skontaktować pod adresem kontakt@eposty.pl.

Jakie dane zbieramy

Formularz kontaktowy na stronie zbiera wyłącznie dane, które w nim wpiszecie:

• imię i nazwisko,
• nazwa instytucji,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• treść wiadomości.

Cel i podstawa przetwarzania

Dane z formularza wykorzystujemy w jednym celu: obsługa zgłoszenia i umówienie prezentacji produktu.

Podstawą przetwarzania jest zgoda osoby wypełniającej formularz (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz – jeśli rozmowa zmierza do zawarcia umowy – działania podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zgłoszenia, a jeśli dojdzie do zawarcia umowy – przez czas jej trwania oraz okres wymagany przepisami prawa (np. przepisami podatkowymi i o rachunkowości). Zgłoszenie zakończone bez dalszego kontaktu usuwamy w rozsądnym terminie.

Prawa osoby, której dane dotyczą

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Profilowanie

Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec danych zebranych przez ten formularz.

Komu przekazujemy dane

Dane powierzamy podmiotom, które przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia przetwarzania:

• dostawca hostingu strony i funkcji serwerowych obsługujących formularz kontaktowy i audyt: Vercel Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych; funkcje serwerowe strony działają we Frankfurcie (UE), przy czym dostawca wskazuje Stany Zjednoczone jako podstawową lokalizację swojej infrastruktury i dopuszcza przetwarzanie w innych państwach,
• dostawca bazy danych: Supabase Pte. Ltd. (grupa Supabase); dane przechowywane we Frankfurcie (UE), przy czym dostawca dopuszcza dostęp z terytorium Stanów Zjednoczonych i Singapuru,
• dostawca wysyłki poczty elektronicznej (wiadomości z formularza kontaktowego i raporty z audytu): Vercom S.A. (usługa EmailLabs), przetwarzanie w Europejskim Obszarze Gospodarczym,
• dostawca skrzynek poczty w domenie eposty.pl, do których trafiają wiadomości z formularza i zgłoszenia: SEOHOST Sp. z o.o. (serwery w Polsce).

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (w ramach dostępu dopuszczonego przez Vercel Inc. i grupę Supabase) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914), zawartych w umowach powierzenia z tymi dostawcami. Kopię klauzul udostępnimy na prośbę wysłaną na kontakt@eposty.pl.

Danych nie sprzedajemy ani nie udostępniamy podmiotom trzecim do celów marketingowych.

Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Strona eposty.pl nie używa cookies śledzących ani narzędzi analitycznych. Korzystamy wyłącznie z pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage, sessionStorage) do celów czysto funkcjonalnych: zapamiętania postępu wypełnianego audytu na Twoim urządzeniu oraz historii rozmowy z pomocnikiem w obrębie karty przeglądarki. Te dane nie opuszczają Twojego urządzenia inaczej niż w ramach funkcji, którą sam uruchamiasz, i nie służą do śledzenia.

Audyt social mediów (eposty.pl/audyt)

Wypełniając audyt, podajesz nazwę instytucji, odpowiedzi na pytania, opcjonalnie link do profilu w mediach społecznościowych i opis Waszych trudności wpisany własnymi słowami oraz, jeśli chcesz otrzymać raport, adres e-mail. Odpowiedzi zapisujemy na bieżąco w trakcie wypełniania (także gdy audyt nie zostanie ukończony), wraz z technicznym skrótem adresu IP służącym wyłącznie ochronie przed nadużyciami.

• Raport, a jeśli podano link do profilu, także ocenę profilu, przygotowujemy i wysyłamy na Twoje żądanie, w ramach usługi opisanej w regulaminie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Do tego nie potrzebujemy Twojej zgody.
• Informacje o ePosty wysyłamy na podany adres wyłącznie za Twoją zgodą, wyrażoną osobnym, nieobowiązkowym polem formularza (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Bez tej zgody raport też przyjdzie. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na kontakt@eposty.pl.
• Skrót adresu IP przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest ochrona przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane sesji nieukończonych przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej aktywności; usuwamy je w cyklicznych przeglądach danych. Dane audytu zapisujemy w bazie danych we Frankfurcie (UE), a obsługujące je funkcje serwerowe działają we Frankfurcie (UE) u dostawcy z siedzibą w USA (szczegóły w sekcji „Komu przekazujemy dane”).

Część B

Aplikacja ePosty i dane z Facebooka

Ta część dotyczy aplikacji ePosty, z której korzystają organizacje (gminy i ich jednostki: urzędy, szkoły, ośrodki sportu i kultury), oraz połączenia aplikacji ze stronami tych organizacji na Facebooku. Aplikację udostępniamy organizacjom na podstawie umowy. Stronę na Facebooku łączy z aplikacją administrator organizacji w ePosty albo osoba, której administrator organizacji przekazał jednorazowy link do podłączenia strony. Gdy administrator organizacji włączy ustawienie „Koordynatorzy mogą łączyć i odłączać strony swoich jednostek”, stronę swojej jednostki może połączyć także koordynator tej jednostki. To ustawienie działa tylko w organizacji, której ePosty je udostępniło, i nie działa w okresie testowym.

Kto odpowiada za dane w aplikacji

Administratorem danych przetwarzanych w aplikacji jest organizacja, która z niej korzysta (na przykład gmina albo jej jednostka). My, jako dostawca aplikacji, przetwarzamy te dane w imieniu organizacji, na podstawie zawartej z nią umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dotyczy to także danych pobranych z Facebooka o stronie organizacji i jej wpisach.

Osoba, która łączy stronę, loguje się na Facebooku własnym kontem. Może to być także osoba bez konta w ePosty, na przykład pracownik agencji, która otrzymała od organizacji link do podłączenia strony. Przed zalogowaniem widzi ona na stronie linku informację o przetwarzaniu danych od organizacji, która wysłała link. Zapisujemy wtedy jej imię i nazwisko w brzmieniu z konta Facebook, żeby organizacja wiedziała, kto połączył stronę i kto może ją połączyć ponownie. Umowa powierzenia z organizacją obejmuje także te dane. Jeśli masz pytanie o te dane albo chcesz skorzystać ze swoich praw, możesz napisać bezpośrednio do nas na kontakt@eposty.pl: sprawę rozpatrzymy razem z organizacją, której dotyczy połączenie.

Za dane zbierane na samej stronie eposty.pl (część A) odpowiadamy jako administrator.

Jakie dane z Facebooka przetwarza aplikacja

Po połączeniu strony aplikacja pobiera i zapisuje wyłącznie:

• identyfikator i nazwę strony na Facebooku, którą wskazała osoba łącząca stronę,
• token dostępu do tej strony, który pozwala publikować w jej imieniu; przechowujemy go w bazie wyłącznie w postaci zaszyfrowanej,
• imię i nazwisko (nazwę konta Facebook) osoby, która połączyła stronę,
• przy podłączeniu przez link: dane linku (jednostka, do której trafi strona, opis odbiorcy wpisany przez administratora organizacji, imię i nazwisko administratora, który utworzył link, kto i kiedy użył linku, ile stron podłączył) oraz, tylko na czas wyboru stron, listę stron osoby łączącej z zakresem jej uprawnień do tych stron, jeżeli Facebook go podaje,
• jeśli strona ma powiązane konto firmowe na Instagramie: identyfikator i nazwę tego konta (dziś tylko do wyświetlenia w aplikacji; publikacja na Instagramie przez aplikację jeszcze nie działa),
• dane o wpisach opublikowanych na stronie, także dodanych z pominięciem ePosty: identyfikator wpisu, treść, odnośnik, datę publikacji i rodzaj załącznika (na przykład zdjęcie albo wideo), wraz z kolejnymi stanami tych danych, gdy wpis zmienia się na Facebooku,
• miniatury obrazów dołączonych do tych wpisów: zdjęć, a przy nagraniach obrazu podglądu, najwyżej 10 na jeden stan wpisu. Aplikacja pobiera obraz z serwerów Facebooka, zmniejsza go do 320 pikseli na dłuższym boku i zapisuje w formacie WebP, bez metadanych pliku (w tym bez lokalizacji GPS), w prywatnym magazynie plików, razem z krótkim odciskiem obrazu służącym do porównania wersji. Zdjęć w pełnej rozdzielczości ani samych nagrań z Facebooka nie zapisujemy,
• powiadomienia, które Facebook wysyła o zmianach wpisów na stronie (dodanie, edycja, usunięcie); przed zapisem zostawiamy w nich wyłącznie pola potrzebne do rozpoznania zmiany wpisu strony, a treść i autorów komentarzy oraz reakcji innych osób odrzucamy,
• techniczne informacje o stanie połączenia: czy strona jest aktywna, kiedy ostatnio ją sprawdzono i ewentualny komunikat błędu z Facebooka.

W drugą stronę aplikacja przekazuje do Facebooka treść, zdjęcia, nagrania i opisy alternatywne zdjęć, które organizacja przygotowała i zatwierdziła do publikacji, oraz polecenia poprawienia albo usunięcia opublikowanego wpisu.

Czego nie pobieramy i czego nie robimy

• nie pobieramy list obserwujących, wiadomości z Messengera, statystyk strony ani danych reklamowych,
• nie importujemy komentarzy i reakcji osób odwiedzających stronę,
• nie przechowujemy tokenu dostępu do prywatnego konta osoby łączącej stronę; używamy go tylko w chwili łączenia, żeby pobrać listę stron,
• nie profilujemy, nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy ich do reklamy.

Dane otrzymane z Facebooka wykorzystujemy wyłącznie do funkcji opisanych w następnej sekcji.

Do czego służą te dane

• publikacja na stronie organizacji wpisów zatwierdzonych w ePosty, w wybranym terminie,
• poprawianie i wycofywanie opublikowanych wpisów na polecenie uprawnionych pracowników,
• rejestr publikacji: które wpisy są na stronie, kiedy i przez kogo zostały opublikowane, zmienione albo usunięte, także poza ePosty (codzienne porównanie z Facebookiem i powiadomienia z Facebooka); miniatury pozwalają wykryć podmianę zdjęcia i pokazać na karcie wpisu, jak wyglądał każdy jego stan,
• codzienne sprawdzenie, czy połączenie ze stroną działa, i powiadomienie administratora organizacji, gdy przestało działać (w organizacji z włączonym ustawieniem dla koordynatorów i gdy funkcja publikacji jest objęta abonamentem, także koordynatora jednostki, do której strona jest przypisana),
• ochrona przed przypadkową podwójną publikacją tego samego wpisu.

Jak długo przechowujemy dane

• Token dostępu do strony

  Do odłączenia strony w ePosty: przy odłączeniu usuwamy go z bazy od razu. Token, który Facebook unieważnił (na przykład po usunięciu aplikacji w ustawieniach Facebooka), zostaje w bazie zaszyfrowany i bezużyteczny do czasu odłączenia albo ponownego połączenia strony.

• Dane strony i osoby, która ją połączyła

  Przez czas trwania umowy z organizacją, także po odłączeniu strony (odłączona strona zachowuje swoją historię i przypisanie do jednostki), albo krócej, jeśli tak poleci organizacja.

• Podłączenie przez link

  Strony i zaszyfrowane tokeny pobrane z Facebooka przed potwierdzeniem wyboru: do około 30 minut. Skrót adresu IP używany do ograniczenia liczby prób: do około doby. Dane linku: usuwane po upływie 90 dni od jego użycia, wygaśnięcia albo odwołania. Imię i nazwisko osoby, która podłączyła stronę, oraz token strony: jak w pozycjach wyżej.

• Wpisy i rejestr publikacji, w tym miniatury zdjęć

  Przez okres wskazany w umowie powierzenia z organizacją: standardowo 5 lat od 1 stycznia roku następującego po publikacji albo usunięciu wpisu; organizacja może wskazać inny okres, zgodny z jej wykazem akt. Odłączenie strony nie usuwa miniatur, bo są częścią historii wpisów; usuwamy je razem z wpisem na polecenie organizacji albo razem z jej danymi po zakończeniu umowy.

• Powiadomienia otrzymane z Facebooka

  Usuwane automatycznie po 7 dniach od ich przetworzenia.

• Funkcja przygotowania propozycji treści z AI

  Działa tylko w organizacjach, które ją włączyły. Treść przekazana do przygotowania propozycji, polecenia redakcyjne i propozycje usuwamy automatycznie po 90 dniach od ostatniego zdarzenia dotyczącego propozycji: umieszczenia jej w treści wpisu, zastąpienia nową propozycją, zamknięcia albo wygaśnięcia po 24 godzinach. Propozycja, która stała się treścią wpisu, jest przechowywana jak wpis.

• Dziennik zdarzeń

  Połączenie, odłączenie strony, publikacje, poprawki i wycofania zapisują się w dzienniku zdarzeń organizacji. Dziennik przechowujemy nie krócej niż 2 lata, bo wymagają tego przepisy o Krajowych Ramach Interoperacyjności, którym podlega organizacja; pojedynczych wpisów dziennika nie zmieni ani nie usunie nikt z poziomu aplikacji, także administrator organizacji. Jeżeli umowa z organizacją skończy się wcześniej, przed usunięciem danych przekazujemy organizacji dziennik do pobrania, żeby mogła go przechowywać dalej.

• Po zakończeniu umowy

  Dane organizacji zachowujemy przez 30 dni (w tym czasie organizacja może poprosić o ich eksport), a następnie usuwamy w ciągu kolejnych 30 dni, łącznie z dziennikiem zdarzeń. Zaszyfrowane kopie zapasowe są usuwane automatycznie po 30 dniach od ich wykonania. Dłużej mogą zostać dane u dostawców poczty: kopie zapasowe dostawcy wysyłki poczty (Vercom S.A.) zawierają adresata, temat i dane techniczne wysłanych wiadomości i są usuwane automatycznie po 2 latach od ich utworzenia; adresy, na które dostawca nie mógł doręczyć poczty, zostają na jego liście odrzuconych adresów, z której przy usunięciu danych organizacji usuwamy adresy jej użytkowników istniejących w tym dniu; kopie zapasowe skrzynek poczty u SEOHOST są usuwane najpóźniej 6 miesięcy po zakończeniu naszej umowy z tym dostawcą.

Kto ma dostęp

Dane każdej organizacji są oddzielone od danych innych organizacji. W organizacji listę wszystkich połączonych stron wraz z imieniem i nazwiskiem osoby, która je połączyła, a także listę linków do podłączenia strony z imieniem i nazwiskiem osoby, która użyła linku, widzi administrator organizacji. W organizacji z włączonym ustawieniem dla koordynatorów i gdy funkcja publikacji jest objęta abonamentem, koordynator jednostki widzi połączone strony swojej jednostki, a przy stronie połączonej w aplikacji także imię i nazwisko osoby, która ją połączyła; nie widzi listy linków ani danych osoby, która podłączyła stronę przez link. Imię i nazwisko osoby, która podłączyła stronę przez link, widzi wyłącznie administrator organizacji. Wpisy i rejestr publikacji, razem z miniaturami zdjęć, widzą pracownicy organizacji zgodnie z rolami nadanymi im w aplikacji; miniatury aplikacja udostępnia wyłącznie zalogowanym pracownikom tej organizacji, przez odnośniki ważne godzinę, a także w pobieranej karcie historii wpisu. Token dostępu do strony i powiadomienia z Facebooka nie są dostępne dla żadnego użytkownika aplikacji; korzystają z nich tylko automatyczne procesy systemu. Po stronie ePosty dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby, w zakresie potrzebnym do utrzymania i naprawy systemu.

Podmioty przetwarzające i odbiorcy danych aplikacji

Przy obsłudze aplikacji korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia. Pełny wykaz z lokalizacjami i podstawami przekazania danych jest częścią umowy powierzenia z organizacją (Załącznik nr 3):

• Supabase Pte. Ltd. (grupa Supabase): baza danych, logowanie użytkowników, przechowywanie zdjęć i nagrań; dane przechowywane we Frankfurcie (UE),
• Vercel Inc.: hosting aplikacji, funkcje serwerowe uruchamiane we Frankfurcie (UE) i codzienne zadania automatyczne systemu (między innymi porównanie wpisów z Facebookiem i sprawdzenie połączenia ze stroną, z użyciem tokenów stron odszyfrowywanych wyłącznie na czas zadania); dane techniczne żądań, w tym adres IP, Vercel przechowuje i wykorzystuje także we własnych celach jako odrębny administrator, na zasadach własnej polityki prywatności,
• Functional Software, Inc. (Sentry): zgłoszenia błędów aplikacji, bez adresu IP, instancja w UE,
• Vercom S.A. (EmailLabs): poczta wychodząca systemu (zaproszenia, wiadomości o resetowaniu hasła, powiadomienia), przetwarzanie w Europejskim Obszarze Gospodarczym,
• SEOHOST Sp. z o.o.: skrzynki poczty w domenie eposty.pl i rezerwowa ścieżka wysyłki poczty systemu na wypadek awarii EmailLabs, serwery w Polsce,
• Cloudflare, Inc.: przechowywanie zaszyfrowanych kopii zapasowych w UE,
• GitHub, Inc.: przygotowanie kopii zapasowej całej bazy przed jej zaszyfrowaniem, do dnia przeniesienia tego zadania do Google Cloud, nie później niż do 30 listopada 2026 r.,
• Google Cloud EMEA Limited (grupa Google): przygotowanie zaszyfrowanej kopii zapasowej całej bazy w Warszawie, od dnia przeniesienia tego zadania, nie później niż od 30 listopada 2026 r.; dostawca dopuszcza dostęp podmiotów ze swojej grupy, także ze Stanów Zjednoczonych, w zakresie utrzymania usługi i wsparcia technicznego.

Powiadomienia na urządzenie, jeżeli użytkownik je włączy, doręczają usługi powiadomień dostawców przeglądarek internetowych. Treść powiadomienia jest szyfrowana przed wysłaniem, a dostawca przeglądarki pośredniczy w doręczeniu bez dostępu do niej.

Część z tych dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych albo dopuszcza dostęp z ich terytorium; przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej albo programu EU-US Data Privacy Framework, a przy Google Cloud na podstawie zabezpieczeń przewidzianych w umowie z tym dostawcą, zgodnie z Załącznikiem nr 3.

Meta Platforms Ireland Limited, operator Facebooka, nie przetwarza danych w naszym imieniu. Treści publikowane na stronie organizacji Meta przetwarza jako odrębny administrator, w relacji z organizacją jako prowadzącą stronę.

Odłączenie strony i usunięcie danych

Administrator organizacji może przez cały czas korzystania z ePosty odłączyć stronę w aplikacji (Organizacja, Połączenia, „Odłącz”), także wtedy, gdy funkcja publikacji nie jest już objęta abonamentem. W organizacji z włączonym ustawieniem dla koordynatorów stronę swojej jednostki może odłączyć także koordynator tej jednostki (menu konta, Połączenia, „Odłącz”), ale tylko w trakcie umowy abonamentowej i gdy funkcja publikacji jest objęta abonamentem. Odłączenie od razu usuwa token dostępu do strony i zatrzymuje publikowanie oraz pobieranie danych tej strony. Dostęp aplikacji można też odebrać w ustawieniach Facebooka. Krok po kroku, razem z opisem, co zostaje w systemie i dlaczego, opisujemy na stronie Usuwanie danych.

Summary in English: Facebook data in the ePosty app

ePosty is a tool for Polish public institutions. An institution's administrator connects the institution's own Facebook Page, or sends a one-time connection link to a person who manages the Page on Facebook. We act as a data processor on behalf of that institution, under a data processing agreement.

• Data we store: Page ID and name; the Page access token (encrypted); the name on the Facebook account of the person who connected the Page; the linked Instagram business account ID and username, if any; the Page's posts (ID, text, link, publication time, attachment type) and their later states when a post changes on Facebook; thumbnails of images attached to those posts (photos, and the preview image of videos; at most 10 per post state), which we download from Facebook, downscale to 320 px on the longer side and store as WebP without file metadata (including GPS location) in private storage, together with a short image fingerprint used to compare versions; we do not store full-resolution photos or videos; Page feed webhook notifications, reduced before storage to the fields needed to recognise a change to the Page's post (comment and reaction content and authors are discarded); for link connections: link data (target unit, recipient note, the administrator who created the link, who used the link and when, number of Pages connected), deleted 90 days after the link is used, expires or is revoked; Pages and encrypted tokens fetched before confirmation, kept for up to about 30 minutes; a keyed hash of the IP address used for rate limiting, kept for up to about one day; connection status.
• What we do not do: we do not store the connecting person's user access token, and we do not collect followers, messages, Page insights or ad data. We do not import comments or reactions, and we do not profile, sell or use the data for advertising.
• Purpose: publishing posts approved in ePosty, correcting or withdrawing them on request, keeping a record of the Page's posts (including changes made directly on Facebook; thumbnails show how each state of a post looked and reveal replaced photos), checking that the connection works.
• Retention: the token is deleted immediately when the Page is disconnected; webhook notifications are deleted 7 days after processing; other data, including thumbnails, is kept as agreed with the institution (by default 5 years for posts, at least 2 years for the audit log) and deleted within 60 days after the contract ends. Backups kept by our email providers may hold delivery data longer: up to 2 years at Vercom S.A. (EmailLabs) and up to 6 months after our contract ends at SEOHOST. Disconnecting the Page does not delete thumbnails, as they are part of the post history.
• Access: only the institution's administrator sees connected Pages and connection links; the token is used only by automated system processes.

How to disconnect the Page, remove the app on Facebook or request deletion: Data deletion instructions. Contact: kontakt@eposty.pl.