ePostyDla IOD i informatyka instytucji
Bezpieczeństwo i zgodność
Odpowiedzi na pytania, które IOD, informatyk albo dyrekcja zadadzą prędzej czy później. Bez obietnic ponad to, co faktycznie działa.
W skrócie
Dane w UE, szyfrowanie, weryfikacja dwuetapowa dla ról decyzyjnych, kopie zapasowe poza główną infrastrukturą i pełna izolacja danych każdej organizacji.
Perspektywa
Co to znaczy dla IOD
- Umowę powierzenia przetwarzania danych po polsku przekazujemy przed startem współpracy.
- Pełna lista podmiotów przetwarzających w umowie powierzenia, z lokalizacją i podstawą przekazania danych. O każdej zmianie listy uprzedzamy 30 dni wcześniej.
- Dane przechowywane w UE, na serwerach we Frankfurcie.
- Retencja danych i eksport na żądanie, gdy organizacja kończy współpracę.
- Izolacja danych każdej organizacji: organizacja nie widzi ani bajta danych innej.
Perspektywa
Co to znaczy dla informatyka
- Aplikacja działa w przeglądarce: bez instalacji i bez integracji z systemami instytucji.
- Weryfikacja dwuetapowa (2FA) jest obowiązkowa dla ról decyzyjnych i nie da się jej wyłączyć.
- Szyfrowanie danych w tranzycie (połączenie) i w spoczynku.
- Dziennik zdarzeń przyjmuje wyłącznie nowe wpisy. Blokada działa w samej bazie danych: pojedynczego wpisu nie zmieni ani nie usunie nikt z poziomu aplikacji, także administrator organizacji, a baza odrzuca takie polecenie nawet z serwera aplikacji. Każdy wpis jest powiązany skrótem kryptograficznym z poprzednim, więc zmianę pojedynczego wpisu da się wykryć. Uczciwie: blokada nie obejmuje pełnego dostępu administracyjnego do bazy, potrzebnego do utrzymania systemu; taki dostęp mają wyłącznie upoważnione osoby po naszej stronie.
- Historia logowań dla administratora organizacji: kto i kiedy się logował, z eksportem do CSV. Uczciwie: nieudane próby logowania i same odczyty danych nie są dziś rejestrowane.
- Pobranie eksportu dziennika zdarzeń, historii logowań albo karty historii wpisu zostawia wpis w dzienniku: kto, kiedy, adres IP i skrót (przy eksportach CSV z całego pliku, przy karcie historii wpisu z danych osadzonych w pliku). Dzięki temu wiadomo, które dane i komu wydano.
Ustawa o dostępności cyfrowej
Dostępność cyfrowa
Aplikację sprawdzamy pod kątem WCAG 2.1 AA automatycznie, przy każdej zmianie kodu.
Status podajemy uczciwie, tak jak w deklaracji dostępności: częściowo zgodna. Sprawdzanie automatyczne wyłapuje część wymagań, ale pełny, niezależny audyt i przegląd z czytnikami ekranu planujemy przed pilotażem. Dopiero na ich podstawie możemy zmienić status.
Organizacja może włączyć wymóg opisów alternatywnych zdjęć. Wtedy wpisu bez opisu nie da się skierować do akceptacji.
Do pobrania
Dokumenty
Komplet, o który IOD pyta na pierwszym spotkaniu. Dziś wysyłamy go na życzenie, docelowo będzie do pobrania ze strony.
- Wzór umowy powierzenia
Projekt umowy po polsku, gotowy do przeglądu prawnego. Na życzenie przez formularz →
- Lista podmiotów przetwarzających
Kto i po co ma dostęp do infrastruktury, na której działa ePosty. Na życzenie przez formularz →
- Opis środków technicznych i organizacyjnych
Szyfrowanie, izolacja danych i kontrola dostępu opisane w jednym dokumencie (załącznik do umowy powierzenia). Na życzenie przez formularz →
- Deklaracja dostępności aplikacji
Status zgodności, sposób oceny i adres do zgłaszania problemów. Na życzenie przez formularz →
Uczciwie o zgodności
ePosty wspiera realizację obowiązków RODO, dostępności cyfrowej i dostępu do informacji publicznej, ale nie zastępuje oceny prawnej w Twojej instytucji. Za ostateczną zgodność odpowiada administrator danych, czyli Twoja instytucja.